Mitarbeiterbefragung und Betriebsrat: Mitbestimmung, Betriebsvereinbarung und typische Streitpunkte

Eine Mitarbeiterbefragung ohne den Betriebsrat gibt es in Deutschland praktisch nicht, und das ist gut so. Nicht nur, weil das Betriebsverfassungsgesetz an mehreren Stellen Mitbestimmung vorsieht, sondern weil eine Befragung, hinter der der Betriebsrat sichtbar steht, mehr Beteiligung und ehrlichere Antworten bekommt. Die Belegschaft fragt sich vor dem Ausfüllen, ob die Sache sauber ist. Der Betriebsrat ist die Instanz, die das glaubwürdig bestätigen kann.

Dieser Beitrag ist für beide Seiten geschrieben: für Betriebsräte, die eine Befragung anstoßen oder eine vorgeschlagene Befragung prüfen, und für Personalabteilungen, die den Betriebsrat einbinden wollen, ohne das Projekt zu verzögern. Er beschreibt, wann Mitbestimmung greift, was in eine Betriebsvereinbarung gehört, wo es regelmäßig hakt und wie sich das lösen lässt. Er ersetzt keine Rechtsberatung; im Zweifel gehört die konkrete Vereinbarung in juristische Hände.

Wann der Betriebsrat mitbestimmt

Das Betriebsverfassungsgesetz nennt die Mitarbeiterbefragung nicht ausdrücklich. Drei Vorschriften sind trotzdem regelmäßig einschlägig.

Paragraf 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: technische Einrichtungen

Der Betriebsrat bestimmt mit bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Eine Befragungssoftware ist eine technische Einrichtung, und sobald sie Antworten speichert, die sich auf das Verhalten von Beschäftigten oder Führungskräften beziehen, ist die Vorschrift nahe. Nach der Rechtsprechung kommt es nicht darauf an, ob der Arbeitgeber überwachen will, sondern ob die Einrichtung dazu objektiv geeignet ist. Bei einem Führungsfeedback, in dem das Verhalten einzelner Führungskräfte eingeschätzt wird, ist die Mitbestimmung deshalb kaum zu bestreiten. Bei einer vollständig anonymen Befragung über Arbeitsbedingungen wird darüber gestritten, weil ohne Personenbezug keine Überwachung möglich ist.

Paragraf 94 BetrVG: Personalfragebogen

„Personalfragebogen bedürfen der Zustimmung des Betriebsrats.“ Ob ein Fragebogen einer Mitarbeiterbefragung ein Personalfragebogen im Sinne dieser Vorschrift ist, hängt davon ab, ob er Angaben zur Person erfasst und ob die Antworten der Person zugeordnet werden können. Anonyme Befragungen fallen nach überwiegender Auffassung nicht darunter, pseudonyme oder personenbezogene schon. Da die Grenze in der Praxis von der Mindestgruppengröße und den demografischen Fragen abhängt, wird sie in der Vereinbarung geregelt.

Paragraf 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG: Ordnung des Betriebs

Regelungen zur Teilnahme, etwa ob die Befragung während der Arbeitszeit ausgefüllt wird, an welchen Geräten und in welchen Räumen, betreffen die „Ordnung des Betriebs und das Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb“ und sind mitbestimmungspflichtig.

Was das in der Praxis bedeutet

Ob eine bestimmte Befragung im Einzelfall mitbestimmungspflichtig ist, kann man juristisch lange diskutieren. In der Praxis wird fast immer eine Betriebsvereinbarung geschlossen, und zwar aus einem einfachen Grund: Sie nützt beiden Seiten. Der Arbeitgeber bekommt Rechtssicherheit und die Unterstützung des Betriebsrats in der Kommunikation. Der Betriebsrat bekommt verbindliche Regeln zu Anonymität, Zugriff und Löschung, die er der Belegschaft vorzeigen kann. Eine Befragung, die gegen den Willen des Betriebsrats durchgesetzt wird, scheitert ohnehin an der Beteiligung.

Im öffentlichen Dienst gelten die Personalvertretungsgesetze des Bundes und der Länder mit vergleichbaren Beteiligungsrechten des Personalrats; dort wird eine Dienstvereinbarung geschlossen. Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung sind zu beteiligen, wenn ihre Belange berührt sind, was bei demografischen Fragen regelmäßig der Fall ist.

Was in eine Betriebsvereinbarung gehört, Punkt für Punkt

Eine gute Vereinbarung ist kurz, konkret und für die Belegschaft lesbar. Diese Punkte haben sich bewährt.

1. Zweck der Befragung. Wofür die Ergebnisse verwendet werden, und ausdrücklich, wofür nicht: keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Beschäftigter, keine personellen Maßnahmen auf Grundlage der Befragung.
2. Geltungsbereich. Welche Betriebe, Standorte und Beschäftigtengruppen befragt werden.
3. Freiwilligkeit. Die Teilnahme ist freiwillig, Nichtteilnahme hat keine Nachteile, und niemand erfährt, wer teilgenommen hat.
4. Der Fragebogen als Anlage. Änderungen am Fragebogen bei Wiederholungen werden dem Betriebsrat vorgelegt.
5. Demografische Merkmale. Welche abgefragt werden, in welchen Klassen, und dass jede dieser Fragen eine Option „keine Angabe“ hat.
6. Auswertungsebenen und Mindestgruppengröße. Bis zu welcher Ebene ausgewertet wird und ab wie vielen eingegangenen Antworten ein Ergebnis erscheint.
7. Anonymitätskonzept. Wie die Anonymität technisch gesichert wird, einschließlich des Schutzes gegen Rückrechnen aus Gesamtwert und Nachbargruppen.
8. Durchführung und Datenverarbeitung. Wer die Befragung technisch durchführt, wo die Daten liegen, und bei externer Durchführung der Vertrag zur Auftragsverarbeitung als Anlage.
9. Zugriffsrechte. Wer welche Berichte erhält: Leitung, Führungskräfte für ihre Einheit, Betriebsrat, Projektteam. Und wer Rohdaten sieht: im Idealfall niemand in der Organisation.
10. Speicherdauer und Löschung. Wann personenbezogene Daten wie Einladungslisten gelöscht werden und wann die anonymen Ergebnisdaten.
11. Ergebnisrückmeldung. Dass und wann die Belegschaft die Gesamtergebnisse erfährt.
12. Folgeprozess. Wie mit den Ergebnissen gearbeitet wird und welche Rolle der Betriebsrat dabei hat.
13. Führungsfeedback. Falls die Befragung einen Führungsteil enthält: eigener Abschnitt zu Zweck, Berichtshoheit und Mindestzahl je Führungskraft.
14. Laufzeit und Wiederholung. Ob die Vereinbarung für eine Befragung gilt oder für eine Serie, und wie Änderungen abgestimmt werden.

Eine Vereinbarung mit diesen vierzehn Punkten passt auf vier bis sechs Seiten. Längere Vereinbarungen entstehen meist, wenn versucht wird, jede denkbare Auswertung im Voraus zu regeln. Das gelingt nicht und ist auch nicht nötig, wenn Punkt 6 und 7 sauber sind.

Anonymität als Verhandlungsgegenstand

Die Mindestgruppengröße ist der Punkt, an dem sich entscheidet, ob die Anonymität mehr ist als ein Versprechen. Vier Dinge sollten in der Vereinbarung ausdrücklich stehen.

• Die Zahl. Fünf eingegangene Antworten je Auswertungseinheit ist der bewährte Standard. Weniger ist nur mit guter Begründung vertretbar, etwa beim Führungsfeedback, mehr kostet in vielen Organisationen die Teamebene. Die Zahl ist eine Abwägung zwischen Nutzen und Schutz, und genau diese Abwägung gehört in die Vereinbarung.
• Netto, nicht brutto. Die Schwelle bezieht sich auf die tatsächlich eingegangenen Antworten, nicht auf die Zahl der Beschäftigten einer Einheit.
• Überall gleich. Die Schwelle gilt im Dashboard, im Bericht und in jedem Export, und sie gilt für jede Zelle einer Aufschlüsselung, nicht nur für die Gesamtgruppe.
• Schutz vor Rückrechnen. Wenn eine Gruppe ausgeblendet wird, muss auch das Zurückrechnen aus Gesamtwert und Nachbargruppen verhindert werden. Ein System, das das nicht kann, hält die Zusage aus Punkt 7 nicht.

Wie diese Mechanismen im Einzelnen funktionieren und welche Fragen der Betriebsrat einem Anbieter dazu stellen sollte, erklärt der Beitrag zur anonymen Mitarbeiterbefragung. Die dortige Checkliste mit zehn Fragen eignet sich direkt als Prüfliste für die Verhandlung.

Typische Streitpunkte und wie sie gelöst werden

Demografische Fragen

Der Arbeitgeber möchte nach Alter, Geschlecht, Beschäftigungsdauer und Funktion auswerten; der Betriebsrat sieht darin Schlüssel zur Identifikation. Beide haben recht. Die Lösung liegt in der Beschränkung: nur die Merkmale, die für eine konkrete Fragestellung gebraucht werden, in groben Klassen, immer mit „keine Angabe“, und mit einer Begrenzung, wie viele Merkmale in einer Auswertung kombiniert werden dürfen. Bewährt ist die Regel „Organisationseinheit plus ein weiteres Merkmal“, nie zwei demografische Merkmale miteinander.

Führungsfeedback in der Mitarbeiterbefragung

Wenn der Fragebogen Aussagen zur direkten Führungskraft enthält, ist die Mitbestimmung eindeutig, und der Betriebsrat wird zu Recht genau hinsehen. Die Lösung ist die klare Zweckbindung: Der Führungsbericht dient der Entwicklung, geht zuerst und allein an die Führungskraft, die Organisation sieht nur aggregierte Werte, und Führungskräfte, deren Team die vereinbarte Mindestzahl nicht erreicht, erhalten keinen Bericht. Beim Führungsteil liegt diese Zahl in der Praxis meist bei drei statt fünf, weil Teams oft klein sind; das gehört ausdrücklich in die Vereinbarung. Wann die Verbindung beider Instrumente sinnvoll ist, steht im Beitrag zu Mitarbeiterbefragung und Führungsfeedback.

Wer die Ergebnisse sieht

Der Arbeitgeber möchte Führungskräften ihre Teamergebnisse geben, der Betriebsrat fürchtet, dass einzelne Teams an den Pranger geraten. Die Lösung: Führungskräfte sehen ihre eigene Einheit und deren Untereinheiten im Vergleich zum Gesamtwert, aber nicht die Ergebnisse von Nachbarbereichen. Ein Ranking der Teams gibt es nicht. Der Betriebsrat erhält den Gesamtbericht und auf Wunsch die Bereichsberichte.

Intern oder extern

Der Betriebsrat fragt, wer in der Organisation die Rohdaten sehen kann. Bei interner Durchführung lautet die ehrliche Antwort: die Administratoren des Systems. Bei externer Durchführung sieht die Organisation nur Ergebnisse, nie Rohdaten, und das lässt sich in der Vereinbarung verbindlich zusichern. Das ist der Grund, warum viele Betriebsräte auf externe Durchführung bestehen, und warum Arbeitgeber, die intern durchführen, offen benennen sollten, wer das Projekt administriert und warum diese Person keine Einzelantworten einsehen kann.

Offene Antworten

Freitexte sind der Teil, der am meisten verrät, und Betriebsräte wissen das. Die Lösung: Offene Antworten werden nur ab der Mindestgruppengröße weitergegeben, in zufälliger Reihenfolge, ohne Verknüpfung zu anderen Antworten derselben Person, und Antworten mit erkennbarem Personenbezug werden vor der Weitergabe geprüft. Die Teilnehmenden werden beim Ausfüllen darauf hingewiesen, dass ihre Texte wörtlich weitergegeben werden.

Teilnahme während der Arbeitszeit

Aus Sicht des Betriebsrats ist die Befragung Arbeitszeit, und Beschäftigte ohne Arbeitsplatzrechner brauchen einen Zugang im Betrieb. Beides ist berechtigt und lässt sich ohne Streit regeln: Die Teilnahme ist während der Arbeitszeit möglich, für Beschäftigte ohne eigenes Gerät stehen Terminals, Tablets oder Papierfragebögen bereit, und niemand muss sich für die Teilnahme abmelden.

Wer welche Ergebnisse bekommt

Eine klare Regel vermeidet die meisten späteren Konflikte: Die Leitung erhält den Gesamtbericht und die Bereichsberichte. Führungskräfte erhalten den Bericht ihrer eigenen Einheit mit dem Vergleich zur nächsthöheren Ebene. Der Betriebsrat erhält den Gesamtbericht zeitgleich mit der Leitung und die Bereichsberichte auf Anfrage. Die Belegschaft erhält eine Zusammenfassung der Gesamtergebnisse. Rohdaten erhält niemand in der Organisation. Ergebnisse für Einheiten unter der Mindestgruppengröße gibt es nicht, auch nicht für den Betriebsrat.

Zeitplan: wann der Betriebsrat einbezogen werden muss

Der häufigste Fehler ist, den Betriebsrat mit einer fertigen Vereinbarung und einem fertigen Fragebogen zu konfrontieren. Das kostet Wochen und Vertrauen. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

• Vor der Zielklärung: Information des Betriebsrats, dass eine Befragung geplant ist, mit Zweck und grobem Zeitplan. Einladung in die Steuerungsgruppe.
• Während der Fragebogenentwicklung: Der Betriebsrat sieht den Entwurf und kann Themen vorschlagen. Das ist der Moment, in dem er zum Mitträger wird.
• Vier bis sechs Wochen vor der Feldphase: Abschluss der Betriebsvereinbarung. Mit einer gut vorbereiteten Vorlage reichen meist zwei bis drei Sitzungen.
• Vor der Feldphase: Gemeinsame Ankündigung an die Belegschaft, unterschrieben von Leitung und Betriebsrat.
• Nach der Auswertung: Der Betriebsrat erhält den Gesamtbericht und ist an der Ergebniskommunikation beteiligt.

Wie die Befragung insgesamt abläuft und wie viel Zeit die einzelnen Phasen brauchen, steht im Beitrag zum Ablauf einer Mitarbeiterbefragung. Ein Anbieter, der regelmäßig mit Betriebs- und Personalräten arbeitet, bringt eine Mustervereinbarung, ein Anonymitätskonzept und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit; das verkürzt diese Phase deutlich.

Für Betriebsräte: was Sie vor der Zustimmung prüfen sollten

Wenn Ihnen eine Befragung vorgeschlagen wird, sind dies die Fragen, die den Unterschied machen.

1. Steht der Zweck in der Vereinbarung, und steht auch drin, wofür die Ergebnisse nicht verwendet werden?
2. Ist die Mindestgruppengröße als Zahl genannt, bezogen auf eingegangene Antworten?
3. Gilt sie für jede Aufschlüsselung und jeden Bericht, und ist das Rückrechnen ausgeschlossen?
4. Welche demografischen Merkmale werden abgefragt, und warum jedes einzelne?
5. Wer sieht Rohdaten, und lässt sich das mit einem externen Anbieter auf niemanden in der Organisation reduzieren?
6. Bekommen Sie den Gesamtbericht zeitgleich mit der Leitung?
7. Gibt es einen Führungsteil, und ist geregelt, dass er der Entwicklung dient und nicht der Beurteilung?
8. Ist die Teilnahme freiwillig, während der Arbeitszeit möglich und für alle Beschäftigtengruppen zugänglich?
9. Wann werden welche Daten gelöscht?
10. Was passiert mit den Ergebnissen, und welche Rolle haben Sie im Folgeprozess?

Betriebsräte können eine Mitarbeiterbefragung auch selbst anregen, etwa wenn Belastung, Führung oder Zusammenarbeit Thema in der Belegschaft sind. Bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung nach dem Arbeitsschutzgesetz hat der Betriebsrat ein Initiativrecht, und eine Befragung ist dort ein anerkanntes Erhebungsverfahren. Auch für eine solche Befragung gelten die Punkte in diesem Beitrag.

Wie wir Betriebs- und Personalräte in unseren Projekten einbinden, mit welchen Unterlagen und in welcher Phase, beschreiben wir auf unserer Seite zur Mitarbeiterbefragung mit Survkit.